L'application, écran par écran.

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Guardia centralise l'entrée sur site : qui vient, quand, avec quelles autorisations, quels documents à jour, et quelle traçabilité en cas de contrôle ou d'incident.

• Accès maîtrisé — visiteurs, chauffeurs et prestataires enregistrés, validés et badgés à l'entrée, désactivés à la sortie.
• Conformité HSE — questionnaires, documents obligatoires, contrôle par QR et verdict d'accès instantané.
• Traçabilité — main courante horodatée : services, rondes, incidents, mouvements, avec export PDF et CSV.
• Pilotage — statistiques temps réel, affichage de site, rapport d'audit de conformité.

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Trois notions reviennent partout dans l'application et dans cette documentation.

• Votre instance — votre organisation dispose de sa propre instance de Guardia, à ses couleurs et son logo, portés par sa licence.
• Modules — les fonctionnalités sont activées par la licence de l'instance ; un module non licencié est simplement masqué. Les sections marquées « licence » ci-dessous en dépendent.
• Grades — chaque utilisateur a un grade qui détermine ce qu'il voit et ce qu'il peut faire.

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Six grades, du plus opérationnel au plus large. L'administrateur voit et gère tout.

Accueil & accès

Le registre des personnes qui accèdent au site, hors chauffeurs : visiteurs, prestataires, internes.

• Enregistrer — identité, société, contact, photo, type (visiteur, société externe, interne).
• Entrée — valide l'arrivée : un badge est attribué automatiquement, la personne passe « présente sur site ».
• Sortie — clôt la visite : badge désactivé, heure de sortie enregistrée.
• Liste noire — un visiteur interdit de site ne peut plus être validé à l'entrée.

Accueil & accès

Gestion dédiée des chauffeurs et des livraisons : plaque, type de livraison, quai.

• Enregistrement du chauffeur : identité, société, plaque, type de livraison.
• Même cycle qu'un visiteur : entrée, badge chauffeur, sortie, badge désactivé.
• Le badge chauffeur est retrouvé automatiquement d'une venue à l'autre.

Accueil & accès

Un interlocuteur interne planifie la venue d'un visiteur à l'avance.

• Création : visiteur, société, date, motif, durée.
• Circuit de validation : en attente, puis approuvée ou refusée.
• À l'arrivée, l'accueil retrouve la visite prévue et procède à l'entrée.

Accueil & accès

Un espace public où le visiteur remplit ses informations et son questionnaire de sécurité à distance, avant de venir.

• Accessible sans compte, par un lien public.
• Le visiteur complète le questionnaire requis ; la réponse est datée et rattachée à son dossier.
• Gain de temps à l'accueil : la conformité est déjà en place à l'arrivée.

Accueil & accès

Attribution et suivi des badges d'accès et des clés remises.

• Attribution automatique à l'entrée, avec un numéro persistant, et désactivation automatique à la sortie.
• Restitution manuelle possible par numéro, au scan ou à la saisie.
• Chaque badge a une version numérique : QR et Wallet.
• Clés — registre des clés physiques : description, détenteur, dates de remise et de restitution.

Accueil & accès

Un badge d'accès dématérialisé, consultable sur téléphone, avec QR de contrôle et ajout au wallet.

• Page sécurisée par un lien signé infalsifiable (HMAC).
• Identité, catégorie, matricule, photo, et statut en direct : « présent sur site » ou « sorti ».
• Un QR de contrôle renvoie vers la vérification HSE.
• Le titulaire peut ajouter son badge à Apple Wallet ou Google Wallet.

Accueil & accès

Le badge se désactive tout seul quand son porteur quitte le périmètre du site, et se réactive à son retour.

Un badge actif alors que son porteur est parti depuis deux heures, c'est un registre de présence qui ment — et une liste d'évacuation qui compte des gens qui ne sont pas là.

• Le périmètre est un centre et un rayon, propres à chaque installation.
• La distance est calculée à la surface du globe (formule de Haversine), pas à vol d'écran.
• Sortie du périmètre : le badge passe inactif. Retour : il se réactive, et une notification le signale.
• Sans coordonnées configurées, la géolocalisation est simplement éteinte et le badge garde son comportement manuel.

Accueil & accès

Vue calendrier des visites planifiées et en cours, pour l'accueil et l'encadrement.

Sécurité & HSE

Le journal HSE et sécurité : une chronologie unifiée de tout ce qui se passe sur le site.

Elle agrège automatiquement les événements — entrées, sorties, validations, badges, questionnaires, alertes, documents — et les saisies manuelles de l'agent.

• Prise et fin de service — ouvre et clôt le poste de l'agent connecté.
• Ajouter un événement — ronde, incident, note, passation.
• Filtres et export — par période (jour, 7 jours, 30 jours) et par type, recherche plein texte, export CSV et impression PDF.

Sécurité & HSE

Traçabilité des rondes de sécurité, en deux clics.

• Début de ronde — démarre la ronde ; un indicateur « ronde depuis HH:MM » s'affiche.
• Retour de ronde — clôt la ronde et calcule la durée automatiquement.
• Points de contrôle par QR : chaque passage est relevé et horodaté.

Sécurité & HSE

Les scans de ronde effectués dans une zone sans réseau sont gardés sur l'appareil et renvoyés dès que la connexion revient.

Une usine a des zones blanches : sous-sols, cuves, bâtiments à structure métallique. Un agent qui scanne un point de contrôle et voit une erreur réseau finit par ne plus scanner du tout.

• Le scan est mis en file d'attente sur l'appareil, avec son horodatage d'origine.
• La file se vide dès que l'agent retrouve du réseau — au scan suivant, ou en revenant sur l'écran de ronde.
• Ce qui part est retiré de la file ; ce qui échoue y reste et repartira au prochain essai.

Sécurité & HSE

Signaler un accident ou un incident, preuve à l'appui, depuis un téléphone.

• Main courante, puis « Ajouter un événement », puis « Incident ».
• Renseigner la gravité et la description.
• Photo — prise directe par l'appareil photo, ou depuis la galerie.
• Localisation — bouton « ma position » (GPS) ou lieu libre, par exemple « quai 3, atelier B ».
• Horodatage et auteur enregistrés automatiquement.

Dans la chronologie, l'incident affiche sa miniature photo, cliquable, et sa localisation ; tout est inclus dans les exports.

Sécurité & HSE

L'agent scanne le QR du badge et obtient un verdict d'accès immédiat.

Le détail liste chaque contrôle — questionnaire à jour, documents valides, liste noire — avec son statut.

Sécurité & HSE

Les questionnaires de sécurité que les visiteurs et prestataires doivent compléter.

• Modèles par type : visiteur, chauffeur, société externe, formation sécurité, ou personnalisé.
• Durée de validité paramétrable, un an par défaut ; au-delà, la réponse expire.
• Remplissable à distance par le portail ; alimente la vérification HSE.

Sécurité & HSE

Sensibilisation des sociétés extérieures : une vidéo à regarder, un quiz, une attestation à signer, valable un an.

• L'intervenant reçoit un lien et fait le parcours à distance, avant sa venue.
• Il regarde la vidéo de sensibilisation — obligatoire jusqu'au bout.
• Il répond au quiz, avec un score minimal à atteindre.
• Il signe l'attestation par signature électronique et code de confirmation.
• Validité d'un an par intervenant ; passé ce délai, le parcours est à refaire.

Sécurité & HSE

L'agrément d'une entreprise extérieure s'instruit avant sa première venue : vigilance URSSAF, Kbis, assurance, document unique — avec une échéance, et le blocage au portail si vous le décidez.

Contrôler les pièces d'une entreprise au portail, un lundi matin, avec un chauffeur qui attend derrière, revient à ne pas les contrôler. La préqualification déplace ce contrôle là où il a du sens : en amont, sur dossier, une fois, pour une durée décidée.

• Quatre états de dossier : non ouvert, en cours d'instruction, agréée, refusée.
• L'agrément est daté : de 1 à 36 mois. Une entreprise agréée en 2024 sur des pièces de 2024 ne l'est plus aujourd'hui, et c'est l'échéance qui le dit.
• Le préavis commence 30 jours avant l'échéance : vous redemandez les pièces avant que le dossier tombe, pas après.
• Un refus doit être motivé — l'entreprise a le droit de savoir pourquoi.
• Quand une entreprise renvoie une attestation en avance, c'est la pièce la plus lointaine qui compte : les deux exemplaires coexistent sans se gêner.

Une pièce sans date d'expiration bloque-t-elle le dossier ?

Non, elle est tenue pour valide. C'est le cas du Kbis d'une société qui n'a pas bougé : on le redemande à la main quand on le juge utile, plutôt que d'inventer une échéance.

Et le document unique ?

Il est facultatif : son absence n'empêche pas l'agrément. Il reste affiché comme manquant, parce qu'un donneur d'ordre qui le réclame a de bonnes raisons.

Sécurité & HSE

Plan de prévention, permis de feu, travail en hauteur, espace confiné : la demande, l'analyse de risques, la validation, la suspension et la clôture — avec un verdict opposable au poste de garde.

Le registre papier des permis a deux défauts : personne au portail ne l'a sous les yeux, et on ne retrouve pas le permis 42 de l'an dernier le jour de l'audit. Guardia garde les deux bouts — le permis s'instruit dans l'écran HSE, et le poste de garde voit son verdict au moment où l'intervenant se présente.

• Une référence lisible et continue par année : PT-2026-0001. Le compteur repart à 1 le 1er janvier, comme le registre qu'il remplace.
• Huit types : plan de prévention, permis de feu, travail en hauteur, espace confiné, consignation électrique, fouille et terrassement, levage, autre.
• L'analyse de risques et les mesures de prévention sont obligatoires à la demande — ce sont elles qu'on oppose en cas d'accident.
• Le permis nomme l'entreprise extérieure et les intervenants autorisés : c'est ce lien qui permet au poste de garde de reconnaître la bonne personne.
• Une fenêtre de validité, au jour et à l'heure. Hors fenêtre, le permis ne dit plus rien.

Sécurité & HSE

La liste des personnes qui ne doivent pas entrer : demande motivée, décision tracée, et blocage automatique au poste de garde — visiteur comme chauffeur.

Une interdiction de site qui vit dans la tête du chef de poste disparaît le jour de son congé. Ici elle se demande, se décide, et se présente toute seule au moment où la personne se présente.

• Une demande porte un motif obligatoire : c'est ce motif qu'on relit six mois plus tard.
• Quatre états : en attente, validée, refusée, levée. Une interdiction ne s'efface pas — elle se lève, et l'historique reste.
• Le rapprochement se fait sur le nom et le prénom, sans tenir compte de la casse ni des accents.
• Anti-homonyme : si la personne et l'interdiction portent toutes deux une date de naissance, elles doivent coïncider.
• Une correspondance déclenche une alerte critique, une notification poussée aux agents, gardiens, HSE, responsables et administrateurs, et un SMS si le module est actif.

Que se passe-t-il en cas de doute sur un homonyme ?

Sans date de naissance des deux côtés, Guardia retient la correspondance sur le nom et affiche l'alerte. En sécurité, un contrôle de trop coûte une minute ; un contrôle manquant coûte autre chose.

Sécurité & HSE

La liste en temps réel des présents, pour le point de rassemblement.

En cas d'évacuation, Guardia fournit instantanément le listing des présents — les entrées non clôturées — à pointer au rassemblement.

Sécurité & HSE

Protection du travailleur isolé : SOS, détection d'immobilité et de chute, alarme géolocalisée.

• L'agent ouvre sa veille depuis son téléphone, sans matériel dédié.
• Bouton SOS, détection d'immobilité et détection de chute.
• L'alarme part avec la position et remonte immédiatement aux grades d'astreinte.

Sécurité & HSE

Notifications de sécurité, avec leur gravité, déclenchées par des événements ou des règles.

Les alertes actives remontent au tableau de bord et à la main courante ; elles se résolvent une fois traitées.

Sécurité & HSE

Le coffre des documents obligatoires : assurances, habilitations, plans de prévention.

• Rattachés à une société ou à un visiteur.
• Date d'expiration — un document périmé fait échouer le contrôle de conformité.
• Formats acceptés : PDF, images, Word, jusqu'à 10 Mo.

Sécurité & HSE

Une synthèse de conformité, avec score, générée à partir de la main courante.

De quoi préparer un audit : agrégation des indicateurs (présences, conformités, incidents) et score de sécurité sur la période.

Pilotage & configuration

Statistiques et tendances : fréquentation, sociétés, types de visite, incidents.

Pilotage & configuration

L'annuaire des sociétés — prestataires, transporteurs, clients — et de leurs intervenants et documents.

Pilotage & configuration

Un écran plein format, pour l'accueil ou le PC sécurité, montrant présences et mouvements en direct.

Pilotage & configuration

L'arrivée d'un visiteur prévenue à son interlocuteur, les alertes critiques à l'astreinte — sur le canal qu'un chef d'atelier lit vraiment. Avec le journal et le coût de chaque message.

Un courriel de plus dans une boîte qui en reçoit deux cents ne prévient personne. Le SMS, si — à condition de s'en servir avec parcimonie, parce qu'il se paie à l'unité.

• Arrivée : l'interlocuteur reçoit le nom du visiteur, sa société et l'heure, dès l'enregistrement au poste de garde.
• Alertes : les grades que vous choisissez reçoivent les alertes critiques — interdit de site, travailleur isolé.
• Chaque tentative est écrite au journal, avec le nombre de segments, l'encodage et le coût rendu par l'opérateur.
• Un essai manuel traverse exactement la même chaîne qu'une vraie alerte : normalisation du numéro, plafond, opérateur, journal. Sinon il ne prouve rien.

Où se configure l'opérateur ?

En variables d'environnement, à l'installation — jamais dans la base. Une clé d'API dans la base d'un client, c'est une facture au nom de quelqu'un d'autre le jour où cette base est copiée pour un test. OVH et Twilio sont pris en charge.

Que se passe-t-il tant qu'aucun opérateur n'est configuré ?

Rien ne casse : les messages sont journalisés avec l'état « pas d'opérateur ». Vous voyez à qui ils seraient partis et ce qu'ils auraient coûté. Le jour où le compte existe, seules les variables changent.

Pilotage & configuration

Ajuster finement quel grade accède à quel écran, sans toucher au code.

Les permissions par défaut se surchargent ici ; l'administrateur conserve toujours l'accès complet.

Pilotage & configuration

Automatiser des comportements : déclencher une alerte, exiger un document, bloquer un accès selon des conditions.

Aide

Les quatre questions qui reviennent à chaque mise en service.

Un visiteur perd-il son numéro de badge entre deux visites ?

Non. Le badge est persistant : même numéro, réactivé à l'entrée, désactivé à la sortie.

Le badge numérique nécessite-t-il une application ?

Non, c'est une page web sécurisée. L'ajout à Apple ou Google Wallet est un plus, optionnel.

Que voit un agent qui scanne un QR de badge ?

La page de vérification HSE, avec le verdict d'accès et le détail des contrôles.

Comment sont gérés les documents périmés ?

Un document expiré fait basculer le contrôle de conformité concerné, visible à la vérification.