Guardia

Vue d'ensemble#

Guardia centralise l'entrée sur site : qui vient, quand, avec quelles autorisations, quels documents à jour, et quelle traçabilité en cas de contrôle ou d'incident.

Concepts clés#

Votre instance

Votre organisation dispose de sa propre instance de Guardia, à ses couleurs et son logo (portés par votre licence).

Modules

Les fonctionnalités sont activées par la licence de l'instance ; un module non licencié est masqué. Les entrées marquées licence dépendent du forfait.

Grades

Chaque utilisateur a un grade qui détermine ce qu'il voit et peut faire — voir Rôles & grades.

Rôles & grades#

Six grades, du plus opérationnel au plus large. L'administrateur voit et gère tout.

Visiteurs#AGENTSECURITYHSE

Le registre des personnes qui accèdent au site (hors chauffeurs) : visiteurs, prestataires, internes.

• Enregistrer : identité, société, contact, photo, type (Visiteur, Société externe, Interne).
• Entrée : valide l'arrivée → un badge est attribué automatiquement, accès « présent sur site ».
• Sortie : clôt la visite → badge désactivé, heure de sortie enregistrée.
• Liste noire : un visiteur bloqué ne peut plus être validé à l'entrée.

Chauffeurs / livraisons#licence

Gestion dédiée des chauffeurs et livraisons : plaque, type de livraison, quai.

• Enregistrement du chauffeur (identité, société, plaque, type de livraison).
• Même cycle qu'un visiteur : entrée → badge chauffeur → sortie → badge désactivé.
• Le badge chauffeur est retrouvé automatiquement d'une venue à l'autre.

Demandes de visite#AGENTHSEMANAGER

Un interlocuteur interne planifie la venue d'un visiteur à l'avance.

1. Création : visiteur, société, date, motif, durée.
2. Circuit de validation (en attente → approuvée / refusée).
3. À l'arrivée, l'accueil retrouve la visite prévue et procède à l'entrée.

Portail visiteur#

Un espace public où le visiteur remplit ses informations et son questionnaire sécurité à distance, avant de venir.

• Accessible sans compte (lien public /portal).
• Le visiteur complète le questionnaire requis ; la réponse est datée et rattachée à son dossier.
• Gain de temps à l'accueil : la conformité est déjà en place à l'arrivée.

Badges & clés#licenceAGENTHSE

Attribution et suivi des badges d'accès et des clés remises.

Badges

• Attribution automatique à l'entrée (numéro persistant), désactivation automatique à la sortie.
• Restitution manuelle possible par numéro (scan ou saisie du code).
• Chaque badge a une version numérique (QR + Wallet).

Clés

Registre des clés physiques : description, détenteur, dates de remise et de restitution.

Badge numérique & Wallet#actif

Un badge d'accès dématérialisé, consultable sur téléphone, avec QR de contrôle et ajout au wallet.

Le badge web

• Page sécurisée par un lien signé infalsifiable (HMAC) : /b/<token>.
• Identité, catégorie, matricule, photo et statut live « présent sur site » / « sorti ».
• Un QR de contrôle renvoie vers la vérification HSE.

Apple Wallet & Google Wallet

Le titulaire peut ajouter son badge à Apple Wallet (.pkpass) ou Google Wallet ; les boutons n'apparaissent que si l'instance est configurée.

Calendrier#licence

Vue calendrier des visites planifiées et en cours, pour l'accueil et l'encadrement.

Main courante#SECURITYHSE

Le journal HSE & sécurité : une chronologie unifiée de tout ce qui se passe sur le site.

Elle agrège automatiquement les événements (entrées, sorties, validations, badges, questionnaires, alertes, documents) et les saisies manuelles de l'agent.

Poste de l'agent

• Prise / fin de service : ouvre et clôt le poste de l'agent connecté.
• Ajouter un événement : ronde, incident, note, passation.

Filtres & export

Filtrage par période (jour / 7 j / 30 j) et par type, recherche plein texte, export CSV et impression PDF.

Rondes#actif

Traçabilité des rondes de sécurité, en deux clics.

• Début de ronde : démarre la ronde ; un indicateur « Ronde depuis HH:MM » s'affiche.
• Retour de ronde : clôt la ronde et calcule la durée automatiquement.

Incidents & accidents#actif

Signaler un accident ou un incident, preuve à l'appui, depuis un téléphone.

1. Main courante → Ajouter un événement → Incident.
2. Renseigner la gravité (LOW / MEDIUM / HIGH / CRITICAL) et la description.
3. Photo : prise directe via l'appareil photo ou depuis la galerie.
4. Localisation : bouton « Ma position » (GPS) et/ou lieu libre (Quai 3, atelier B).
5. Horodatage et auteur enregistrés automatiquement.

Dans la timeline, l'incident affiche sa miniature photo (cliquable) et sa localisation ; tout est inclus dans les exports.

Vérification HSE#actif

L'agent scanne le QR du badge et obtient un verdict d'accès immédiat, via /v/<token>.

Le détail liste chaque contrôle (questionnaire à jour, documents valides, liste noire…) avec son statut.

Questionnaires#licenceHSE

Les questionnaires de sécurité que les visiteurs et prestataires doivent compléter.

• Modèles par type (Visiteur, Chauffeur, Société externe, Formation sécurité, personnalisé).
• Durée de validité paramétrable (1 an par défaut) ; au-delà, la réponse expire.
• Remplissable à distance via le portail ; alimente la vérification HSE.

Accueil sécurité#à venir

Sensibilisation des sociétés extérieures : une vidéo à regarder, une attestation à signer, valable 1 an.

1. L'intervenant reçoit un lien, à distance, avant sa venue.
2. Il regarde la vidéo de sensibilisation (obligatoire jusqu'au bout).
3. Il signe l'attestation (signature électronique + code de confirmation).
4. Validité 1 an par intervenant ; passé ce délai, à refaire.

Évacuation#licenceSECURITYHSE

La liste temps réel des présents, pour le point de rassemblement.

En cas d'évacuation, Guardia fournit instantanément le listing des présents (entrées non clôturées) à pointer au rassemblement.

Alertes#licenceSECURITYHSE

Notifications de sécurité (avec gravité), déclenchées par des événements ou des règles.

Les alertes actives remontent au tableau de bord et à la main courante ; elles se résolvent une fois traitées.

Documents#licenceAGENTHSE

Le coffre des documents obligatoires : assurances, habilitations, plans de prévention…

• Rattachés à une société ou à un visiteur.
• Date d'expiration : un document périmé fait échouer le contrôle de conformité.
• Formats : PDF, images, Word (jusqu'à 10 Mo).

Rapport d'audit#HSE

Une synthèse de conformité, avec score, générée à partir de la main courante.

Idéal pour préparer un audit : agrégation des indicateurs clés (présences, conformités, incidents) et score de sécurité sur la période.

Analytics#licenceHSEMANAGER

Statistiques et tendances : fréquentation, sociétés, types de visite, incidents.

Sociétés#licenceAGENTMANAGER

L'annuaire des sociétés (prestataires, transporteurs, clients) et de leurs intervenants et documents.

Affichage temps réel#AGENTSECURITYHSE

Un écran plein format (accueil, PC sécurité) montrant présences et mouvements en direct.

Rôles & permissions#HSEMANAGERADMIN

Ajuster finement quel grade accède à quel écran, sans toucher au code.

Les permissions par défaut se surchargent ici ; l'administrateur conserve toujours l'accès complet.

Règles métier#licenceADMIN

Automatiser des comportements : déclencher une alerte, exiger un document, bloquer un accès selon des conditions.

FAQ#

Un visiteur perd-il son numéro de badge entre deux visites ?

Non. Le badge est persistant : même numéro, réactivé à l'entrée, désactivé à la sortie.

Le badge numérique nécessite-t-il une application ?

Non, c'est une page web sécurisée. L'ajout à Apple/Google Wallet est un plus optionnel.

Que voit un agent qui scanne un QR de badge ?

La page de vérification HSE avec le verdict d'accès et le détail des contrôles.

Comment sont gérés les documents périmés ?

Un document expiré fait basculer le contrôle de conformité concerné, visible à la vérification.